Medio mei 2018 vraagt Jan Verheijen als penningmeester van Bouwstenen-Zambia aan alle platformleden wie er ervaring heeft of een voorbeeld kan leveren van een bouwcontract dat ook enigszins juridisch getoetst is. Met de lessons learned van de eerste bouw, willen zij het stuk van de aansprakelijkheid van de aannemer wat meer dicht timmeren.
De aannemers (2 stuks) die kunnen intekenen hebben een plan van eisen ontvangen en gedetailleerde bouwtekeningen welke lokaal gemaakt zijn.
Zij willen vooral goed bouwen zodat de school jaren kan blijven staan, uitgangspunt is dan 50 jaar.
Dit is ook allemaal duidelijk omschreven in de plannen. Alleen het komende jaar kunnen zij niet naar Zambia op werkbezoek. Ook al is / zal er bouwtoezicht zijn, willen zij wel proberen vast te leggen waarvoor de aannemer tekent c.q. wat hij uit te voeren heeft.
Hierop kwamen de volgende reacties binnen:
Anjo Schuite van Stichting Chipata meldt:
De bouw van een Hospice in Chipata is een heel moeizaam proces en verloopt heel traag.
Verschillende factoren spelen mee:
- het is een uniek ontwerp, sustainable en self - supporting, rond etc.
- de bouwtechnieken zijn weliswaar lokaal, maar de precisie en het nauwkeurig volgen van de tekeningen is een ander dingetje en het dak is heel apart.
- het Katholieke Bisdom is tot nu toe geen grote meewerkende factor en wordt wel eigenaar.
Stichting Chipata heeft de contracten zo waterdicht gemaakt dat de verantwoordelijkheden heel scherp zijn gesteld en financieel geen fraude of corruptie mogelijk is.
Iedereen, dus ook de lokale aannemers werkt met een fixed price.
De betalingen worden vanuit de stichting in Nederland gedaan na ontvangst van door 3 mensen gecontroleerde en geaccordeerde facturen.
Doordat een Nederlandse vrijwilliger voor 3 maanden als supervisor uitging, is het wel gaan lopen; maar de behoefte aan controle blijft.
Bij het bouwen van een school in Chipata leek men wel met fraude te maken te hebben gehad, mede omdat men het indertijd nog niet zo strak geregeld had.
Stichting Mpongwe adviseert een gratis advertentie op OneWorld en https://www.11.be/ voor een Nederlandse supervisor te plaatsen. Zij hebben daar goede ervaringen mee. Of via Hoge Scholen een stageplaats aan te bieden https://www.zuyd.nl/voorbedrijven/vacatures-en-bijbanen .
Zij hebben slechte ervaringen gehad in 2007 bij de bouw van een guesthouse, zijn snel van het contract met een aannemer afgestapt en hebben de verdere bouw in eigen handen genomen. De aannemer bleek een BV te zijn, bestaande uit de DC, de Head of Department of Ministry of Works en De MP. Deze BV huurde weer een onderaannemer in, die zij niet uitbetaalden enz. Zij werken wel met contracten voor specifieke klussen, bijvoorbeeld de aanleg van elektriciteit in de grote school voor Landbouw en Techniek in Mpongwe. Dit werkte prima. Ton Korsten- Koorenromp heeft een voorbeeld van een contract agreement beschikbaar.
Arlet Splint reageert namens de MSG:
In het kader van de Zambianisering lijkt een Nederlandse toezichthouder minder wenselijk. Bij een langdurig project kunnen problemen van een werkvergunning ontstaan.
Een MBO-stagiair heeft wellicht onvoldoende kennis in huis en ervaring om met mensen met een andere cultuurachtergrond samen te werken.
Stichting St Francis Hospital - Medical Support Group werkte in het verleden bij door Wilde Ganzen
gesubsidieerde projecten met contracten maar verder niet. Tot twee jaar geleden werden alle bouw- en renovatieprojecten door personeel van het ziekenhuis uitgevoerd maar er zijn nog maar bitter weinig mensen bij de technische dienst werkzaam en er is nauwelijks toezicht.
Voor de renovatie van een brandwonden unit werd voor het eerst een memorandum van understanding (MoU) opgesteld, het management vond een lokale aannemer en de MSG heeft een (Zambiaanse) projectmanager betaald voor rapportage naar hen toe en toezicht op/overleg over de werkzaamheden van die lokale aannemer die zij al kenden. Het geld voor de verbouwing werd rechtstreeks naar de aannemer overgemaakt in porties van 30%, 30%, 30%. De laatste 10 % wordt op dit moment nog vastgehouden omdat het project niet op tijd afkwam en een bestuurslid eerst zelf gaat inspecteren. Het MoU is bij het secretariaat op te vragen.
Stichting Zambridge Senanga heeft inmiddels vrij veel ervaring met bouwen van met name schoolgebouwen, maar ook staff houses en toiletten in Senanga aan de Zambezi, Westen Province. De stichting bestaat nu 17 jaar en zij is gestadig aan het bouwen geweest. Maar “zij” is niet het juiste woord. Al het werk is door de mensen daar gebeurd. Ook het contact met de aannemer (contractor) is door de plaatselijke contactpersonen gelegd. Het enige waar de Nederlanders voor gezorgd hebben is het benodigde geld verschaffen, het formuleren van projectvoorstellen en achter de rapportage aangaan. Het lokale bestuur (dat gelijk in het begin werd geïnstalleerd) deed al het andere, dus ook de aannemer zoeken, die een begroting laten opstellen (waar men wel weer kritisch naar keek) en de afspraken maken met die aannemer die op zijn beurt de bouwers inhuurde. Men is altijd binnen de begroting gebleven wetend dat er niet meer geld beschikbaar was. Op deze wijze heeft Zambridge Senanga altijd kunnen voldoen aan de voorwaarden van Cordaid en Wilde Ganzen die hen financieel gesteund hebben. Alles staat of valt met het vertrouwen tussen de Nederlandse en Zambiaanse partners c.q. de contactpersonen uit beide besturen. De ontwikkeling van het digitale verkeer (vooral per email en sms, maar nu zelfs met whatsapps, facebook en messenger) heeft erg geholpen. Zelfs is er regelmatig telefonisch contact tussen de contactpersonen daar en hier. Ook gaan er elk jaar bestuursleden op eigen kosten op werkbezoek.
Het klinkt allemaal erg ideaal (m.n. het feit dat men nooit corruptie heeft kunnen ontdekken) maar het kan blijkbaar zo wel. Eigenlijk is de stevige en betrouwbare inzet van vertrouwde lokale contactpersonen het allerbelangrijkste.
Voorzitter Xavier Friesen van Bouwstenen-Zambia sluit de discussie met zijn zeer recente ervaringen:
De bouwtekening voor de uitbreiding van pre school naar primary school zijn klaar, de aanvraag voor de vergunningen liggen bij de Council, de aanbesteding is bijna rond (men heeft een contractor maar wacht nog op de afgesproken versie van de Bill of Quotation), het Ministerie van Educatie heeft op papier ook bevestigd dat ze leraren toezeggen voor de primary school.
Bedankt allemaal voor het meedenken en alle informatie toen onze penningmeester vroeg naar jullie ervaringen met bouwprojecten. T.z.t is er het contract met de aannemer beschikbaar.
Laren, augustus 2018 Arlet Splint, secretaris Platform Zambia